Kistelek Város Önkormányzat

Árpád Fejedelem Gimnázium,

Gazdasági és Informatikai Szakközépiskola

ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

2004

Az ügyintézés, az iratkezelés és a tanügyi

nyilvántartás rendje

érdekében az alábbi

 

IGAZGATÓI UTASÍTÁS

 

irányítja az intézményi működést,

a Szervezeti és működési szabályzat mellékleteként.

 

I. AZ ÜGYINTÉZÉS SZABÁLYAI

 

1. A jogi alapok és az intézményi ügykörök

 

1.A szabályzat jogi alapja

1993. évi LXXIX. Törvény: A közoktatásról

1995. évi LXVI törvény: A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magán levéltári anyag védelméről

38/1998.(IX.4.) BM rendelet: A helyi önkormányzatok iratkezelési minta szabályzatáról

11/1994.(IV.8.) MKM rendelet: A nevelési-oktatási intézmények működéséről

 

2. Az intézmény ügykörei

Az ügykör a szervezet vagy az alkalmazott hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó egyedi ügyek összessége, csoportja.

Az intézmény ügykörei:

• Fenntartói ügykör (utasítások, intézkedések)
• Vezetési ügykör (igazgatás, irányítás)
• Nevelési és oktatási ügykör (szakmai munkavégzés)
• Gazdasági ügykör (pénz- és vagyongazdálkodás)
• Alkalmazotti ügykör (személyi-, bér- és munkaügyek)
• Tanulói ügykör (tanulói nyilvántartás, kérelmek, engedélyek)
• Egészség-, gyermekvédelmi ügykör (szociális, egészségügyi, ellátás, hatósági eljárások)
• Vállalkozási ügykör (kivitelezők, szállítók, bérlők, stb.)

 

Az ügykörszám meghatározása hosszútávra készül, így lehetőséget biztosít a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egysége szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül.

 

2.Az ügyintézés irányítása, szervezése, ellenőrzése

 

1.Az ügyintézés, az ügyvitel és az ügyirat fogalma

Ügyintézés során a különböző ügykörökbe tartozó ügyek megoldásáról (elintézéséről) a kijelölt, vagy a munkakörileg illetékes alkalmazottaknak, az ügyintézőknek kell gondoskodni. Az ügyintézés az intézmény működésével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása:

• a tartalmi (érdemi) feladatok végrehajtása, és
• a formai (kezelése) ügyviteli munkamozzanatok sorozata.

Az ügyintéző az ügyet érdemben megoldó alkalmazott (az ügy előadója), aki az ügyet előkészíti a döntésre. Az ügyintézőt az intézményvezető, vagy vezető helyettese jelöli ki: részére szignálja a konkrét ügyet.

Ügyvitel: a szervezet (intézmény) folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit foglalja magába. Az ügyvitel az intézmény ügykörébe tartozó, és a hivatalos ügyintézésben kifejtett tevékenység technikai feltételrendszere.

Az intézmény ügyvitelét a hatályos jogszabályok és jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelelően kell végezni.

Ügyirat az intézmény működése, az ügyintézés során keletkező irat, amely az ügy minden ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.

 

2. Az intézményvezető szignálása: ügyintézők kijelölése

Az iratok postai átvételét a hivatalsegéd végzi. Személyesen benyújtott iratokat az iskolatitkár veszi át. A postabontást az igazgató végzi, távollétében az SZMSZ helyettesítési rendjében meghatározott személyek.

A címzett távollétében névre szóló küldemény csak akkor bontható fel ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. A vezető a neki bemutatott vagy általa bontott küldeményeket az ügy elintézésével megbízott személy szignálja.

 

3. Tájékoztatás az ügyekben és az ügyiratok védelme

Az intézményben bármely üggyel kapcsolatban érdemi felvilágosítást csak az ügyben eljáró illetékes ügyintéző, vagy az intézményvezető és a helyettese adhatnak. Tanulónak és szülőjének (igazolt képviselőjének) a tanuló irataiba való betekintést úgy kell biztosítani, hogy ez mások személyiségi jogait ne sértse.

Hivatalos szerveknek adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján, intézményvezetői engedéllyel lehet rendelkezésre bocsátani.

Iratot a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményi munkahelyről kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak felelős vezetői engedéllyel lehet. Az iratok tartalmát illetéktelen személy nem ismerheti meg, abba nem tekinthet be.

 

4. A titkár szerepe, feladatköre

Az intézményi feladatellátás ügyeinek szervezése és végzése, valamint az ügyeket kísérő iratkezelés a titkár munkakörébe tartozik.

A titkár iratkezelése feladatai az alábbiak:

• a hivatali ügyek nyilvántartása, csoportosítása, rangsorolása,
• az ügyiratok és a bélyegzők nyilvántartása
• a küldemények átvétele, felbontása, kezelése,
• az iratok iktatása, elő-iratok csatolása, mutatózás,
• a határidős ügyek nyilvántartása
• kiadvány előkészítése, kiadvány továbbítása, postai feladás,
• a küldemények bérmentesítése (ellátmány kezelése),
• az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése
• az elintézett ügyek iratainak irattárba helyezése,
• az irattár kezelése, rendezése, az irattári jegyzékeke készítése,
• az irattári iratselejtezés és a levéltári átadás,
• szigorú elszámolás alá tartozó nyomtatványok nyilvántartása (törzslap, bizonyítványok, stb.) elhelyezése, megőrzése.

5. az ügyvitel és az iratkezelés felügyelete

Az intézmény ügyviteli és iratkezelése feladatait az intézményvezető (igazgató) irányítja, s ellátja annak felügyeletét is.

A pedagógiai tárgykörű ügyvitel és iratkezelés a pedagógiai vezető helyettes negyedévenkénti ellenőrzése alatt áll. A tapasztalatokról a vezető helyettesek írásban jelentést készítenek az igazgató részére.

A gazdasági tárgykörű ügyvitel és iratkezelés közvetlen irányítása és ellenőrzése a gazdasági ügyintéző feladata, aki szintén írásbeli jelentésben számol be a gazdasági ügyvitelről.

Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat a nyilvántartó könyv következő sorába kell bejegyezni.

 

3. Az ügyek nyilvántartási rendje

 

2. Az iktatókönyv és az ügyiratok vezetése

Az iktatókönyv iratnyilvántartó könyv (készülhet elektronikus adathordozón is), amely az intézmény működése során keletkezett beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál.

Az iktatókönyv pontos vezetésének célja, hogy az intézményi működés konkrét ügyeihez tartozó ügyiratok bármikor visszakereshetők legyenek. Ennek érdekében kézi iktatás céljára olyan iktatókönyv nyomtatványt kell használni, melynek: oldalszámozása folyamatos, és minden évben hitelesítetten kell megnyitni és lezárni!

 

2. A határidők nyilvántartása

A szignált ügyek elintézési határidejét az iktatókönyv „Elintézési határidő” rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

Ezen kívül a titkársági nyilvántartó könyvben határidő nyilvántartást kell vezetni az ügy teljes elintézéséig a közbenső kijelölt határidők rögzítésével. Az ügyek elintézési határidejének betartásáért a kijelölt ügyintéző felel, de a titkár felelős az ügyiratok határidőre történő visszavételéért.

A nevelés-oktatási ügyekben a leghosszabb elintézési határidő – ha az intézményvezető más határidőt nem állapít meg – 30 nap. Ezért az ügyintéző köteles haladéktalanul, de legkésőbb az iktatástól számított 30 napon belül elintézni a gyermekek, szülők ügyeit, beadványait.

A titkár az ügy elintézésére tett sürgetését az ügyiraton névaláírással és keltezéssel köteles feljegyezni. Az elintézendő ügyiratot határidő-nyilvántartásba kell helyezni, ha a végleges elintézés valamilyen közbenső feltételhez kötött, vagy az ügyintéző a sürgetés ellenére túllépi a vezető által kijelölt határidőt. A jogorvoslati közbenső intézkedés az elintézési határidőt – a jogszabályi keretek között – akkorra módosítja, mikorra a válasz érkezett.

 

3. Az intézményi bélyegzők nyilvántartása

Az intézményvezető engedélye alapján készített hivatalos bélyegzőket a titkárnak kell nyilvántartásba venni. Az intézményi bélyegzők nyilvántartólapján fel kell tüntetni:

• a bélyegző lenyomatát, a kiadásának dátumát,
• a szervezeti egység, a használatára jogosult nevét és aláírását,
• a bélyegző őrzéséért felelős dolgozó nevét.

A titkár gondoskodik – a bélyegzőt használók jelzése alapján – a sérült és elavult bélyegzők megsemmisítéséről, valamint az új bélyegzők beszerzéséről és a bélyegzők szétosztásáról.

A bélyegző eltűnése esetén a bélyegző felkutatására és az ügyben lefolytatott eljárásra, valamint szükség esetén bélyegző érvénytelenítéséről a gazdasági ügyintéző intézkedik. A bélyegző használója felelős a bélyegző biztonságos őrzéséért és a hivatali munkával kapcsolatos rendeltetésszerű és jogszerű bélyegzőhasználatért.

4. Az iratkezelés feladatai

 

1.Az irat és az iratkezelés

Irat minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, rajz, kép, kotta, amely a működéssel kapcsolatban bármilyen anyagon (papír, elektronikus adathordozó, stb.) alakban, bármely eszköz felhasználásával és eljárással keletkezett, megnevezésétől függetlenül (feljegyzés, előterjesztés, jelentés, tájékoztató, tervezet, stb.).

Iratkezelés komplex tevékenység, amely magába foglalja a következőket:

• az iratok készítését és a szakszerű nyilvántartást,
• az ügykörök szerinti rendezést, a határidős válogatást,
• a mellékletekkel, összefüggő iratokkal való ellátást (szerelést),
• szakszerű és biztonságos megőrzést az irattárakban,
• az iratselejtezést, illetve levéltárba adást.

 

2. Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása

A másolat valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely: hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített), és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

A másodlat a több példányban (egyidejűleg vagy eltérő időben) készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.

Az intézmény iratairól másolatot a titkár csak vezetői engedéllyel adhat ki. A másolatot „A másolat hiteles” felirattal, keltezéssel és az engedélyező aláírásával kell ellátni.

Másodlatot kell kiadni az intézmény által kiállított eredeti okmányokról (bizonyítványok, oklevelek, stb.) azok elvesztése vagy megsemmisülése esetén, a törzslap alapján.

 

 

 

II. IRATOK ÉRKEZTETÉSE ÉS AZ IKTATÁS

 

 

5. A küldemények átvétele

 

1.Átvételi jogosultság

Az intézménybe érkezett irat (levél, távirat, fax, csomag, stb.) átvételére azok az alkalmazottak jogosultak, akinek erre munkaköri leírásuk felhatalmazást ad.

A küldemény érkezésének módjától (postai, hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai eszköz, személyes benyújtása, stb.) függetlenül kötelesek ellátni az átvétellel kapcsolatos teendőket.

Az intézménybe érkezett irat átvételére jogosultak beosztása:

• Gazdasági ügyintéző
• Iskolatitkár.

 

2.A küldemények átvétele és az átvétel igazolása

Küldemény a beérkezet, illetve továbbításra előkészített irat, akkor is, ha elektronikus úton érkezett, vagy így továbbítják. A melléklet az irat szerves tartozéka, kiegészítő része, amely elválaszthatatlan az irattól. A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni:

• a kézbesítőokmány és a küldemény azonosítási jelének egyezőségét,
• a boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumával („azonnal”, „sürgős” jelzésnél óra, perc is) ismeri el az átvételt. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre átvételi elismervénnyel kell igazolni. (A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az iratkezelőnek gondosan meg kell győződni.)

Amennyiben nem iktatásra jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

• A nyilvántartott küldeményeket (ajánlott, távirat, csomag) a posta szabályinak megfelelően kézbesítőkönyvvel kell átvenni.
• Gondoskodni kell a tértivevény-lap visszajuttatásáról.
• Sérült küldeménynél a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. (a hiányzó iratokról jegyzőkönyv felvételével értesíteni kell a feladót.) Az iratra értelemszerűen az átvevő ráírja a „sérülten érkezett”, vagy a „felbontva érkezett” megjegyzést, az érkezés keltezését, és aláírja.
• „Azonnal” és „sürgős” jelzésű küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, a szignálásra jogosultnak kell soron kívül átadni!
• Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt rögtön a címzetthez kell továbbítani, vagy vissza kell küldeni a feladónak (átirányított irat).

A küldemények átvételénél szükség esetén biztonsági vizsgálatot kell érvényesíteni (pl.: a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus érkezésnél vírustalanítás, stb.).

 

 

6. A küldemények érkeztetése és egyeztetése

 

1. A küldemények felbontása és érkeztetése

Az intézmény részére érkező leveleket, iratokat és egyéb küldeményeket a vezető, vagy a feladattal megbízott igazgatóhelyettes, gyakorlati oktatásvezető bonthatja fel.

Fel kell bontani minden küldeményt, amelyről a boríték, csomagolás alapján megállapítható, hogy nem magánjellegű. Felbontandók azok a levelek is, melyeken az intézmény neve mellett névre szóló címzés található, de a küldemény hivatalos jellegű.

Ha a címzett ismeretlen, a küldeményt felbontatlanul vissza kell juttatni a postára. Ha az illetékes ismeretlen, a küldeményt – értesítés ellenében – vissza kell küldeni a feladónak. Ha a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre, akkor a küldeményt a hatáskörrel ellátott intézményhez kell továbbítani.

 

2. A küldemények egyeztetése és a soron kívüliség

A küldemény felbontásakor egyeztetni kell a feltüntetett tartalom meglétét, ellenőrizni kell a feltüntetett és ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Jelezni kell, ha a boríték sérült, illetve pénzt, nemzetközi válaszbélyegszelvényt, illetékbélyeget tartalmaz.

Az esetlegesen felmerülő irathiány okát a küldő szervvel – lehetőleg rövid úton – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

Soron kívül kell az igazgatóhoz továbbítani:

• A fenntartótól érkezett iratokat, idézéseket, meghívókat,
• A vezetők nevére érkező küldeményeket.

 

3. Egyéb iratkezelés

A téves felbontáskor a borítékot újból le kell ragasztani, r kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel sürgősen eljuttatni a címzetthez vagy az iratkezelőhöz.

A felbontás nélkül átvett hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül iktatni kell az iratkezelőnek.

Ha a küldemény pénzt, értéket tartalmaz, a felbontó köteles elismervényt csatolni az irathoz. Illetékköteles küldeménynél a mellékelt illetékbélyeget a beadványra fel kell ragasztani!

Bontatlanul kell átadni a szülői szervezetnek, diákönkormányzatnak, szakszervezetnek érkezett iratokat. Ezek kezelése az érdekelt kezdeményezésére történik.

A névre szóló iratot, amennyiben hivatalos elintézést igényel, felbontást követően haladéktalanul vissza kell juttatni az iratkezelőhöz.

A faxon, elektronikus adathordozón érkezett iratnál először gondoskodni kell a tartósan őrző másolat készítéséről, majd a kezelésre az általános rendelkezések az irányadóak.

 

 

 

7. Az iktatás rendje

 

1.Az iratok iktatási kötelezettsége

Az iktatás az iratkezelésnek az érkeztetés és a postabontás utáni fázisa. A különböző szervezeti egységekre, ügykörökre utalóan az iktatószámok jelekkel megkülönböztethetők egymástól.

Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, legkésőbb másnap iktatja be. Az ügyiratok minden mellékletére rá kell írni az irat iktatószámát. A visszaküldendő mellékleteket célszerű már az iktatáskor borítékba tenni és az iktatószámot, évszámot, valamint tételszámot azon feltüntetni. Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit. Az összecsatolt, azonos ügyre vonatkozó egyedi iratokat az ügyintézés után is együtt kell tartani. Ezt a módszert kell alkalmazni az eltérő iratári tételszámú iratok esetében is.

Az iktatókönyvet az év végén az utolsó iktatási számot követően aláhúzással, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni.

 

2. Az iktatószám

Az iktatás sorszámozása az első iktatószámtól megszakítás nélkül folyamatosan halad, évente 1. sorszámmal kell kezdeni. A dátumot naponta csak az elsőnek iktatott iratnál kell feltüntetni. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a bejegyzett adatokat javítani nem szabad.

Téves iktatás esetén helyesbítés szükséges, de a téves bejegyzéseket semmiféle technikai eszközzel nem szabad megszüntetni:

• a téves adatot vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon,
• a javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni,
• jelölni kell a tévesen iktatott irat végleges iktatószámát,
• minden naptári évben új iktatókönyvet kel nyitni és az év végén az utolsó iktatás alatt keltezéssel, aláírással le kell zárni.

 

3. Az iktatás adatai és az iktatóbélyegző

Az iktatókönyvben a következő adatokat kell nyilvántartani:

• az iktatás sorszámát (iktatószám), a pontos beérkezési időt,
• a küldő azonosító adatait, a mellékletek számát,
• az irat tárgyát, az elő- és utóirat iktatószámát,
• az intézkedésre jogosult (kijelölt) nevét,
• az elintézés módját, idejét, határidejét,
• kezelés feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés)
• az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét.

Az irat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, és ennek alapján helyesen lehessen mutatóval ellátni.

 

4. Az iktatás módjai

Az iratok iktatása kézi módszerrel sorszámos rendszerben történik: minden iratváltás külön nyilvántartási sorszámot kap. Az ügyben az új levélváltás új iktatási számot kap, de az elő- és utóiratok iktatási számát az ügyiraton és a nyilvántartásban is jelölni kell.

Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatali intézkedések „sürgős” jelzésű iratait.

A táviratok és telefaxok iktatásánál az értesítés szövegét az irathoz kell csatolni, és előadóívhez kapcsolva kell beiktatni.

 

5. Nem iktatandó iratok

Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani:

• a tananyagokat, tájékoztatókat, meghívókat, folyóiratokat,
• a bemutatásra, jóváhagyásra visszavárólagos iratokat,
• a pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás),
• a munkaügyi és anyagkezelési kapcsolatos nyilvántartásokat,
• a közlönyöket, a visszaérkezett tértivevényeket.

Sem iktatni, sem nyilvántartani nem kell iktatni az alábbi iratokat:

• amelyekről külön nyilvántartást kell vezetni (pl.: személyzeti, gazdasági nyilvántartások, könyvelési bizonylatok, stb.),
• a tömeges értékesítéseket (meghívók, közlönyök, reklámok, sajtótermékek, prospektusok, stb.)

 

 

8. Az iratnyilvántartás további rendje

 

1. A mutatókönyv és mutatózás

A mutatózás a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, amely biztosítja az irat iktatószámának visszakeresését.

Mutatókönyvet kell vezetni, ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a 100-at. A mutatókönyv betűsoros név- és tárgymutató, amely az iratok név és tárgy szerinti – esetleg hely szerint – tartja nyilván.

Az ügyiratokat a lényegüket kifejező egy vagy több címszó (tárgy) alapján kell nyilvántartani. Ha az irat több tárgyra, (személyre, intézményre) vonatkozik, az iratot valamennyi címszónál mutatózni kell. A mutatókönyvet az iktatással egyidejűleg naprakészen kell vezetni az év kezdetén újonnan nyitott mutatókönyvben.

 

2. Határidős nyilvántartás és a határozatok

Határidős nyilvántartásba kell helyezni azokat az iratokat, amelyek további vagy időközönkénti intézkedést igényelnek.

A határidős ügyiratokat a határnapok szerint elkülönítve, határidős irattartókban a számuk sorrendjében kell kezelni. Irattárba tétel előtt valamennyi határidő bejegyzést törölni kell.

A határozatot indokolni kell. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, illetőleg, ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást, valamint az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést.

 

3. Az elektronikus iratok nyilvántartása

Az elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl.: magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD-ROM, stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatószámot magára az adathordozóra (tokjára) is rá kell vezetni. Az iktatókönyv „Irat jellege” rovatát ki kell tölteni (pl.: „hajlékony lemez”), és a kezelésnél a tárolási helyet jelezni kell.

Elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlap tartalma:

• az adathordozó iktatószámát, tartalmi paramétereit,
• a felvétel tárgyát, keletkezésének időpontját,
• a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását.

Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. (amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.) Számítástechnikai iktatásnál az iratkezelést tartalom szerint kis biztosítani kell.

 

 

9. Az irattovábbítás és a bélyegzők őrzése

 

1. Az iratok továbbítása előtti ellenőrzés

Az iratkezelőnek ellenőrizni kell, hogy az aláírt vagy hitelesített és lebélyegzett leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a mellékleteket.

A továbbítás előtt az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltet, és ezt az átadókönyvben is rögzíteni kell.

Úgy kell kézbesíteni, hogy az irat átvételének a napja megállapítható legyen. (iratmásolaton, postakönyvben hivatalos, cégszerű átvétel)

 

2. A boríték címzése és a kiadmányok továbbítása

A borítékot a kiadványon feltüntetett címzett részére a leíró készíti el. A borítékon fel kell tüntetni a postai előírásoknak megfelelően:

• a pontos címzést, postai irányítószámot,
• a kiadvány iktatószámát,
• a továbbítás módjára vonatkozó különleges utasítást (expressz, ajánlott, tértivevényes, stb.)

A küldeményeket postán, telefaxon vagy elektronikus adatátvitellel (Internet) lehet továbbítani. Az elküldés módját – ha az nem közönséges levélként történik – az ügyintéző köteles az iraton utalást adni.

Expressz levélként, táviratként kell a soron kívüli postai kézbesítést igénylő küldeményeket, értesítéseket továbbítani! Ajánlott levélben fontos, vagy nehezen pótolható iratokat (okmányokat, bizonyítványokat, stb.) kell küldeni! Tértivevénnyel kell elküldeni az iratot, ha az átvétel időpontjáról az intézménynek tudomást kell szereznie.

Kézbesítéssel csak sürgős, kivételes esetekben szabad küldeményeket továbbítani. A kézbesítés a kézbesítő vagy a vezető által kijelölt alkalmazott feladata.

 

3. Hitelesítési eszközök nyilvántartása, zárása, digitális hitelesítés

Kiadmányozáshoz címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról (aláírási címpéldány) nyilvántartást kell vezetni.

Az iratkezelőnek gondoskodni kell a nyilvántartott iratok (kézi irattár) és a hitelesítő bélyegzők használaton kívüli biztonságos elzárásáról, hogy illetéktelen személyek kezébe ne kerülhessenek!

Az elektronikusan előállított és a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. A továbbiakról a hatályos rendelkező törvény előírásait kell betartani.

 

 

III. IRATTÁROZÁS ÉS IRATSELEJTEZÉS

 

10. Irattározás és az iratselejtezés rendje

 

1. Az irattári és a levéltári anyag

Irattári anyagnak kell tekinteni az intézmény és jogelődei működése során keletkezett iratokat, valamint az iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontból még szükség van.

Az irattári anyagot tételekre (tárgycsoportokra, iratfajtákra) kell tagolni, a megőrzési időtartamot figyelembe véve. Az irattári tételszám (jel) az ügykört, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Levéltári anyag olyan iratállomány, amire az ügyvitelnek már nincs szüksége, de nem selejtezhető történeti, gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, műszaki, kulturális, oktatási, nevelési vagy egyéb jelentősége miatt.

A nem selejtezhető iratok körét az illetékes közlevéltár egyetértésével és a levéltárba adás határidejével kell meghatározni.

 

 

2. Az irattári terv

Az irattári terv a közokiratok rendszerezésének és a selejtezhetőségének alapjául szolgáló jegyzék. Rendszerbe foglalja az intézmény által ellátott ügyköröket és az ügyekhez kapcsolódó iratokat. Meghatározza:

• az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét,
• az iratok megőrzési idejét,
• a nem selejtezhető tételeket és a levéltárnak való átadás idejét.

Az irattári tárgykörök tételszáma az ügyvitelnek megfelelően növelhető, vagy csökkenthető. A nagyobb ügyfélforgalmú tételeket altételekre lehet bontani.

Az intézmény ügykörében bekövetkező jelentős változásnál az iratári tervet a következő év elején kell módosítani.

Az irattári tervbe fel kell venni olyan iratféleségeket is, amelyek az általános szabályok szerint nem kerülnek iktatásra: gazdálkodási kartonok, stb.

Az irattári tervben az ilyen iratok őrzési helyét fel kell tüntetni, és a megfelelő irattári tételszámot legkésőbb akkor kell feljegyezni, amikor az irat végleges őrzési helyére kerül.

 

3. Az iratok intézményi irattárba helyezése, irattározás

Az irattározás iratkezelő tevékenység, amelynek során az intézmény az iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Az irattári terv alapján az irattári tételszámot az iratkezelő határozza meg, és feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is. Az irattári tárgykört úgy kell meghatározni, hogy az iratok tárgyköre azonos legyen, és a selejtezési határidő, vagy a levéltárnak történő átadás egységes legyen. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni.

Az elintézett ügyek iratait záradékkal kell ellátni: „További intézkedést nem igényel, irattárba helyezhető”, dátummal, intézményvezető aláírása. Csak olyan iratot szabad az irattárba elhelyezni, amelynek kiadványai továbbításra kerültek, és határidő nyilvántartást nem igényel.

Az irattárba helyezés előtt a titkár köteles az iratot átvizsgálni, hogy nincs-e benne idegen irat, továbbá, hogy minden kezelési utasításnak eleget tettek-e. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelőrovatában dátummal, aláírással kell feljegyezni.

 

 

4. A kézi és az intézményi irattár

A kézi irattár az iratkezelő és az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tárolóhelye. A 3 évnél újabb ügyiratokat a kézi irattárba kell kezelni és őrizni az évek és iktatószámok sorrendjében, jól zárható szekrényben. Minden tárgykört külön dossziéban, a dossziékat dobozokban, vagy fedőlemezek között kell tárolni. (egy iratköteg maximum 15 cm.)

3 év után az iratok átkerülnek az intézményi irattárba, a tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe. Elhelyezés előtt az iratkezelő ellenőrzi, hogy az iratok a tározási szabályoknak megfelelnek-e.

Az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell írni az iratárba helyezés időpontját. Az iratok az intézményi irattárba csak átadási könyv kíséretében adhatók le. Az irattári őrzési idejét az irat intézményi irattárba helyezésének évétől kell számítani.

 

5. Az irattári őrzés, az irattári anyag kiadása

Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. A határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket, illetve a történeti értékű ügyiratokat meg kell küldeni az illetékes levéltárnak.

Az irattári terv szerint nem selejtezhető tételeket, továbbá amelyek selejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá, a jogszabályban meghatározott idő eltelte után át kell adni a levéltárnak. Az átadás helyét, idejét és módját egyeztetni kell az illetékes levéltárral.

Az intézményvezető és helyettese jogosultak az iratárból iratokat kikérni, hivatalos használatra. Az irattárban az iratkikérőt az irat visszaérkezéséig lefűzve kell tárolni. A kiadott ügyiratról a helyére ügyiratpótló lapot is kell készíteni, amit az átvevő elismervényként aláír.

 

 

11. Levéltárba adás és az iratselejtezés

 

1. Az iratok levéltárba adása

A nem selejtezhető iratokat az irattári tervben megjelölt átadási időben legalább 15 évig tartó őrzés után át kell adni az illetékes levéltárnak. A levéltári átadás - átvétel időpontját esetről esetre a levéltárral egyeztetve kell megállapítani.

Ha az intézmény jogutódlással megszűnik, a folyamatban lévő ügyek iratait, és az irattárat a jogutód veszi át. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Ha az intézmény jogutód nélkül szűnik meg, az intézményvezető a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik az iratok elhelyezéséről, amiről tájékoztatja a levéltárat.

 

A levéltárba az iratokat átadni:

• csak teljes, lezárt évfolyamokban,
• ügyviteli segédletekkel és iratjegyzékkel együtt,
• az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében lehet.

A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. A határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket az intézmény jogutód nélküli megszűnése esetén kell megküldeni az illetékes levéltárnak.

 

2. Iratselejtezési engedélyezés

Az iratselejtezést az intézményvezető rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést 30 nappal előbb kell bejelenteni az illetékes levéltárnak.

Iratselejtezés csak a tartalmi jelentőséget ismerő vezető irányítása mellett végezhető, az irattári terv őrzési idejének leteltével. Az intézményvezető által megbízott selejtezési bizottság 3 példányban selejtezési jegyzőkönyvet készít, amit iktatás után szintén az irattárban kell elhelyezni.

Az iratok selejtezési ideje lehet 2, 5, 10. 15, 30, 75 év. A különféle iratok tartalma alapján készített irattári terv táblázatai a szabályzat mellékletében találhatók.

Vannak olyan fontos vagy történeti szempontból nélkülözhetetlen iratok, amelyek nem selejtezhetők. Valamennyi tételnél jelölni kell a selejtezési határidőt, valamint azt is, hogy nem selejtezhető tételeket mikor kell a levéltárnak átadni.

A levéltárnak az iratok megsemmisítését a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. A megsemmisítést az adatvédelmi szabályozás figyelembe vételével kell lefolytatni.

 

3. Az iratselejtezés

Az irattári anyagnak azt a részét, amely nem történeti értékű, és amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, a vonatkozó jogszabályok szerint kell selejtezni.

A selejtezés az irattári terv alapján történik, ennek megfelelően az irattárban őrzött iratokat legalább 5 évenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt.

Az iratok selejtezését az intézményvezető rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést 30 nappal előbb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. A bejelentés a titkár feladata. A selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési eladatok ellátására selejtezési bizottságot kell létrehozni.

Az intézménynél keletkezett, de nem iktatott iratokat az intézményvezető által megállapított őrzési idő után szabályos selejtezési eljárással kell selejtezni.

 

4. Iratselejtezési jegyzőkönyv

A selejtezésre szánt iratokról 3 példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell:

Az intézmény nevét, az iratárba helyezés évét,

A selejtezett irattári tételeket,

Az iratok mennyiségét,

Az iratselejtezést végző és ellenőrző személyek nevét.

A selejtezési jegyzőkönyv 2 példányát meg kell küldeni a levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulás alapján lehet.<